Фрагмент

1. Номенклатура дел. Понятие. Ее значение. Особенности составления

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую; примерную; индивидуальную. Типовая номенклатура дел организации — это обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных компаниях. Как правило, типовую номенклатуру разрабатывают в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций. Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой. Ее также разрабатывают для однотипных организаций, но она имеет рекомендательный характер. Это значит, что подведомственные предприятия могут самим решать, принимать этот документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства. В каждой организации утверждают индивидуальную номенклатуру дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносят в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел организации разрабатывается специалистом, отвечающим за работу с документами, утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел:

• Обеспечивает возможность сортировки документации по системе, обеспечивающей быстрый поиск и надежную сохранность;
• Используется в процедуре регистрации документации – для этого документам выдается личный регистрационный номер;
• Используется как основополагающий документ во время проведения экспертизы ценности документов и подготовки дел для передачи в архивы, а также дел с истекшими сроками для утилизации;
• Используется в работе с делами с временными сроками хранения;
• В архивном деле применяется для составления описи дел, для составления актов на уничтожение документов.

Номенклатура дел – документ, необходимый для рационального функционирования в любой организации, чтобы упорядочить имеющееся делопроизводство. Для госорганов наличие номенклатуры дел – это необходимый стандарт, установленный законодательством.

Для небольших компаний номенклатура дел позволяет облегчить работы по всем сферам основной деятельности, а также предотвратить проблемы с возможным ростом количества документации.

Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пунктах 4.14–4.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Обычно номенклатуру дел составляют в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

• уставом или положением об организации,
• положениями о структурных подразделениях,
• штатным расписанием,
• номенклатурой дел организации за прошлый год,
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
• регистрационными формами,
• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
• типовыми и примерными номенклатурами дел…