Заказать работу

1. Учет поступления товаров в аптеку

Товары - это часть материально – производственных запасов организации, приобретенная или полученная от других юридических и  физических лиц и предназначенная для продажи или перепродажи без дополнительной обработки.

Согласно методических рекомендаций «О внутриведомственно первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории Российской Федерации» за № 98/124 от 10 июня 1997 года все хозяйственные операции, проводимые организацией должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых в дальнейшем ведется бухгалтерский учет.

Поэтому при заполнении форм первичных учетных документов движения лекарственных средств и других товарно-материальных ценностей необходимо обеспечить единообразие учета и отчетности в розничных аптечных организациях.

В основе учета товаров лежат несколько принципов:

1) учет товара осуществляется по каждому материально-ответственному лицу или бригаде; при этом материальная ответственность вытекает из договора о материальной ответственности; при нарушении этого принципа администрация не может предъявить обоснованный иск виновным по товарным потерям;

2) выбор схемы учета товаров наиболее целесообразный в условиях работы данного предприятия. Возможно использование следующих схем:

а) индивидуальная или попредметная схема: при этой схеме фиксируется каждая единица товара, которая обеспечивается системой штрихового кодирования и автоматизацией процедуры движения товарных единиц;

б) натурально-стоимостная: в этом случае фиксируется движение товаров по отдельным наименованиям в натуральном и стоимостном измерителях (предметно-количественный учет ядовитых, наркотических и других медикаментов, этилового спирта);

и) стоимостная – при этой схеме  фиксируется общий объем товарной массы.

3) Единство оценки товаров при их оприходовании и выбытии.

4) Отчетность о наличии движении товаров материально-ответственными лицами в установленные сроки.

5) периодическая проверка путем проведения инвентаризации.

Товары — часть МПЗ, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи.

Необходимыми предпосылками должного учета и действенного контроля за сохранностью МПЗ являются:

  • наличие должным образом оборудованных складских помещений и материальных комнат;
  • размещение запасов в соответствии с требованиями, предъявляемыми к их хранению;
  • установление порядка нормирования расхода отдельных групп запасов;
  • определение круга лиц, ответственных за приемку, хранение и отпуск МПЗ, а также за правильное и своевременное документальное оформление этих операций; заключение с этими лицами в установленном порядке договоров о материальной ответственности;
  • наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений)).

Основными хозяйственными процессами, касающимися МПЗ, являются процессы снабжения и расхода.

Процесс снабжения. Подразумевает изучение спроса на товары и материалы, определение потребности, выбор поставщика, оформление договорных отношений, а также приемку товаров покупателем. Логическим продолжением процесса изучения спроса, определения потребности и выбора поставщика является оформление договорных отношений между аптекой и поставщиком (заключение договора). Наиболее часто аптека заключает с поставщиками два вида договоров: договор купли-продажи; договор комиссии.

Содержание и существенные условия указанных видов договоров регламентированы ГК РФ.

Главой 30 ГК РФ предусмотрено, что по договору купли - пpoдажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). Условие договора купли-продажи о товаре считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара. Кроме этого, при заключении договора сторонами обычно согласуются и фиксируются в нем:

  • срок исполнения продавцом обязанности передать товар покупателю, требования к ассортименту и качеству товара;
  • порядок и сроки оплаты товара;
  • последствия нарушения договорных обязательств (штрафы, пени, неустойки и т.д.);
  • порядок доставки товара и распределения транспортных расходов между поставщиком и покупателем и др.

По договору комиссии (гл. 51 ГК РФ) одна сторона (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) за вознаграждение совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента. Существенным отличием договора комиссии от договора поставки является то, что при заключении договора комиссии вещи, поступившие к комиссионеру от комитента либо приобретенные им за счет комитента, остаются собственностью комитента.

Договор комиссии может быть заключен на определенный срок или без указания срока его действия, с указанием или без указания территории его исполнения, с обязательством комитента не предоставлять третьим лицам право совершать в его интересах и за его счет сделки, совершение которых поручено комиссионеру, или без такого обязательства, с условиями или без условий относительно ассортимента товаров, являющихся предметом комиссии.

Принятое на себя поручение комиссионер обязан исполнить на наиболее выгодных для комитента условиях в соответствии с указаниями комитента, а при отсутствии в договоре комиссии таких указаний — в соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми требованиями. В случае, когда комиссионер совершил сделку на условиях более выгодных, чем те, которые были указаны комитентом, дополнительная выгода делится между комитентом и комиссионером поровну, если иное не предусмотрено соглашением сторон.

По исполнении поручения комиссионер обязан представить комитенту отчет комиссионера и передать ему все полученное по договору комиссии. Комитент, имеющий возражения по отчету, должен сообщить о них комиссионеру в течение 30 дней со дня получения отчета, если соглашением сторон не установлен иной срок. В противном случае отчет при отсутствии иного соглашения считается принятым.

Комитент обязан уплатить комиссионеру вознаграждение, оговариваемое сторонами в договоре. Помимо уплаты комиссионного вознаграждения он обязан возместить комиссионеру израсходованные им на исполнение комиссионного поручения суммы. При этом комиссионер не имеет права на возмещение расходов на хра­нение находящегося у него имущества комитента, если в законе или договоре комиссии не установлено иное.

Этапы изучения спроса, определения потребности, выбора поставщика и заключения договора важны для процесса снабжения, так как во многом определяют оптимальность запаса товара по величине и структуре. Однако на этих этапах изменений в составе и источниках хозяйственных средств обычно не происходит и в бухгалтерском учете результаты данных этапов не отражаются. Первой операцией, связанной с изменением хозяйственных средств и отражаемой в бухгалтерском учете, является операция по приемке МПЗ от поставщика.

Условиями договора, заключаемого аптекой с поставщиком, могут быть предусмотрены различные варианты доставки МПЗ:

  • с привлечением транспортной организации (железнодорожным, водным, аэро- или автомобильным транспортом);
  • без привлечения транспортной организации (доставка транс­портом поставщика или самовывоз с его склада).

Учитывая это, местом получения товара от поставщика может быть:

  • железнодорожная станция, водная станция, аэровокзал; аптека (доставка автомобильным транспортом поставщиком или транспортной организацией); склад поставщика (самовывоз). Место получения товара аптекой определяет: объем контроля за поставленной продукцией непосредственно в месте его получения;
  • особенности документального оформления приемки и полномочий представителя покупателя.

При получении товаров вне организации у сотрудников, осуществляющих приемку товара, должна быть доверенность своей организации на право получения груза. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Порядок оформления доверенности установлен п. 5 ст. 185 ГК РФ, которым, в частности, предусмотрено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой орга­низации. В доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком, предназначена форма доверенности 7.1.

Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия доверенности на получение материальных ценностей, как правило, составляет 15 дней.

Доверенность, оформляемая бухгалтерией в одном экземпляре, выдается получателю под расписку на корешке доверенности, остающемся в аптеке в книге учета выданных доверенностей и позволяющем контролировать исполнение поручений лицами, которым была выдана доверенность. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Приемка груза осуществляется по количеству и качеству. Методы проверки качества определяются ГОСТами на соответствующие товары. Порядок приемки продукции в настоящее время устанавливается сторонами договора и обычаями делового оборота. При определении этих условий в договоре покупатель и поставщик могут руководствоваться процедурами приемки товара по количеству и качеству, утвержденными постановлениями Госарбитража, и изложенными в Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назна­чения и товаров народного потребления по количеству № П-6 (от 15.06.65 в ред. от 29.12.73 № 81, от 14.11.74 № 98, от 23.06.75 № 115); Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству № П-7 (от 25.04.66 в ред. от 29.12.73 № 81, от 14.11.74 № 98, от 23.06.75 № 115) и рядом других.

Приемка МПЗ на железнодорожной станции, водной станции, на аэровокзале. Производится немедленно после получения уведомления о прибытии груза (несвоевременное получение груза приводит к дополнительным расходам, в том числе штрафам, связанным с хранением груза на станции или аэровокзале). В месте получения товара приемка осуществляется по количеству мест и массе брутто на основании тех документов, оформление которых предусмотрено соответствующим транспортным уставом или кодексом (грузовой квитанции, железнодорожной накладной, коносамента и т.д.). В этом случае при приемке представитель аптеки обязан осмотреть груз и проверить:

  • исправность тары, наличие на ней пломб отправителя и маркировки;
  • соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе;
  • соблюдение установленных правил перевозки, обеспечиваю­щих предохранение груза от повреждения и порчи (укладка, тем­пературный режим и т.п.).

При отсутствии сопроводительных документов составляется Акт о фактическом наличии товаров, в котором указывается на отсутствие сопроводительных документов на груз.

При установлении несоответствий между фактически полученным грузом и данными сопроводительных документов представителем аптеки совместно с представителем транспортной организации должен быть составлен Коммерческий акт, в котором отражаются установленные при приемке расхождения. Коммерческий акт в дальнейшем используется для предъявления претензии транспортной организации.

Груз, принятый по количеству мест и весу брутто у транспортной организации, по качеству и комплектности принимается непосредственно в аптеке.

Приемка МПЗ при доставке автомобильным транспортом транспортной организацией. Осуществляется на основании товарно-транспортной накладной (форма 1-Т) по количеству мест и массе брутто в порядке, аналогичном приемке на железнодорожной станции, водной станции или в аэропорту. Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом и состоит из двух разделов:

  • товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя;
  • транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителя-заказчика автотранспорта с организацией-владельцем автотранспорта, выполнившей перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителя или грузополучателя с организацией-владельцем автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:

первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей; второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю; второй сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации-владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и передает (высылает) плательщику—заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Далее приемка в аптеке осуществляется по качеству и комплектности.

Приемка МПЗ в случае поставки его в аптеку непосредственно поставщиком. Осуществляется обычно на основании товарной накладной формы № ТОРГ-12 (форма 7.2) по количеству мест и массе брутто (значительно реже на основании счета-фактуры фор­мы 868а) либо формы № М-15 (материалы). При наличии документа, подтверждающего количество товара (упаковочного ярлыка и т. п.), он также может быть использован при приемке. При установлении расхождений составляется акт или делается отметка на накладной. Затем производится приемка по качеству и комплектности в соответствии с условиями договора с поставщиком в оговоренные договором сроки.

Приемка МПЗ при поставке самовывозом. При ранее согласованном условии договора осуществляется представителем покупателя на складе продавца на основании выписанной ему доверенности. При этом приемка обычно также осуществляется по количеству мест и массе брутто на основании товарной накладной, затем в аптеке — по качеству и комплектности.

Товарными документами, на основании которых производится приемка груза по комплектности и качеству, являются товарные накладные поставщика (для товаров — форма № ТОРГ-12, для материалов — форма № М-15). Кроме них, в соответствии с законодательством о ценообразовании и сертификации, поступающие в аптеку лекарственные средства должны сопровождаться сертификатами качества, а в ряде случаев и протоколами согласования цен. В соответствии с налоговым законодательством дополнительно к перечисленным выше документам поставщик не позднее пяти дней со дня отгрузки товара обязан оформить покупателю специальный документ — счет-фактуру, составленный по форме, установленной налоговым законодательством.

Количество поступивших МПЗ при приемке в аптеке должно фиксироваться в тех же единицах, которые были указаны в документах поставщика. В случаях, когда во время фактического поступления груза сопроводительные документы отсутствуют, должны быть приняты меры к их получению. Созданная приемная комиссия составляет:

  • для поступающих товаров — Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма N° ТОРГ-4);
  • для поступающих материалов — Акт о приемке материалов (форма № М-7).

В случае обнаружения отклонений в количестве и качестве аптека обязана обеспечить сохранность непринятых грузов и предотвратить смешение их с однородными, принадлежащими аптеке. Для продолжения приемки необходимо вызвать представителя поставщика. При выявлении несоответствия поставленного груза по количеству или качеству в адрес поставщика в течение 24 ч направляется уведомление, которое должно содержать следующую информацию:

  • наименование груза, дату и номер счета-фактуры или номер транспортного документа;
  • время, на которое назначена приемка продукции по количеству или качеству и комплектности;
  • при отклонении в количестве — количество недостающего товара, характер недостачи (количество отдельных мест, внутритарная недостача, недостача в поврежденной таре и т.п.) и стоимость недостающего товара;
  • при отклонении по качеству и комплектности — основные обнаруженные недостатки товара, количество товара ненадлежащего качества или некомплектной продукции (с истекшим сроком годности, фальсифицированные лекарственные препараты и т.д.).

В случае неявки представителя поставщика (независимо от причины) членом комиссии по приемке товара может быть представитель другой организации или представитель общественной (профсоюзной) организации получателя, эксперт независимой организации. С письменного согласия поставщика приемка может проводиться в одностороннем порядке.

В случае участия в приемке представителя общественной организации на его кандидатуру налагаются определенные ограничения. С одной стороны, он должен быть компетентным в вопросах определения количества и качества подлежащих приемке товаров, с другой, — не должен быть материально-ответственным лицом либо подчиненным ему, связанным с учетом, приемкой, хранением, отпуском материальных ценностей, юрисконсультом и претензионистом. Он также не может участвовать в приемке товаров более двух раз в месяц. Для участия в приемке товара представитель должен иметь разовое удостоверение.

По результатам приемки товаров комиссией составляется в трех экземплярах Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товара (форма № ТОРГ-2). Один экземпляр остается у материально-ответственного лица, другие передаются в бухгалтерию и поставщику вместе с претензией. Если отклонения обнаружены при поставке материалов — основанием для предъявления претензии является составленный в аптеке Акт о приемке материалов (форма № М-7).

В случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями и т.д., при приемке товаров по качеству необходимо отобрать образцы (пробы) (например, при несоответствии указанной в товарной накладной крепости этилового спирта, проведения качественного и количественного анализа и др.). Об отборе проб составляется акт в двух экземплярах, подписываемый всеми участниками комиссии.

В ряде случаев аптеке необходимо предъявить поставщику претензию, обусловленную скрытыми недостатками товара. При обнаружении скрытых недостатков товаров, имеющих гарантийный срок (например, тонометры), который исчисляется с мо­мента их розничной продажи, акт составляется в момент обнаружения недостатка независимо от времени получения товара. Если ненадлежащее качество товара выявлено покупателем после приобретения его в аптечной организации, то в адрес постав­щика должны быть направлены: заявление потребителя об обмене товара и заключение аптечной организации с указанием изготовителя (отправителя) товара и поставщика, цены товара, характера недостатков и причин их возникновения, времени продажи; документы, предусмотренные правилами обмена промышленных товаров, купленных в розничной торговой сети. На основании акта о порче, бое, ломе товарно-материальных цен­ностей (форма № ТОРГ-15) или внутриведомственной формы акта о порче товарно-материальных ценностей (№ А-2.18) составляется претензия, которую отправляют заказным письмом, по телеграфу или передают поставщику иным способом, обеспечивающим фиксирование момента ее отправления или передачи.

Принятый товар — продукция, предназначенная для дальнейшей перепродажи, регистрируется в документах первичного учета: оптовой фармацевтической организацией — в Журнале учета поступающих грузов (форма № МХ-4), Партионной карте (форма № MX-10), Отчете о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N° MX-20 или № МХ-20а);

розничной фармацевтической организацией — в приходной части товарного отчета (форма № ТОРГ-29 или форма № А-2.28).

Товар, подлежащий предметно-количественному учету или имеющий ограниченный срок годности (до двух лет), в фармацевтических организациях дополнительно учитывается в Книге учета наркотических и других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (форма № А-2.3) и в Стеллажной карточке (форма № А-1.9).

Поступление товара от поставщика является основной, но не единственной приходной товарной операцией. Так, в розничной фармацевтической организации к этому виду хозяйственных операций также относятся:

  • перевод в группу «товар» ценностей из других учетных групп; в этом случае должна быть оформлена Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13) пли, в случае перевода лекарственного растительного сырья, Акт па перевод в товар лекарственного растительного сырья (форма № А-1.6);
  • дооценка по лабораторно-фасовочным работам, а также взимание тарифа за изготовление экстемпоральных лекарственных форм и внутриаптечной заготовки, воды очищенной. Операция документируется Справкой о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным работам, реализации услуг (форма N° А-2.8);
  • покупка аптечной посуды у населения (оформляется Ведомостью покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении (форма № А-1.7));
  • оприходование экстемпоральных лекарственных форм, снятых с вертушки по истечении срока хранения, но годных к использованию (этиловый спирт любой концентрации, мази и порошки заводского изготовления, расфасованные в аптечную упаковку без смешения и других технологических операций). Поступление цен­ностей документируется Актом о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4);
  • переоценка товаров в сторону увеличения стоимости (оформляется Актом о переоценке).
  • Перечисленные приходные товарные операции, как и поступление товара от поставщика, отражаются в Товарном отчете мате­риально-ответственного лица.

При приемке материалов при соответствии их количества, качества, ассортимента и комплектности условиям договора аптекой оформляется приходный ордер — форма М-4 (форма 7.3.). Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (накладной и т. п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

Принятые материалы учитываются в натуральных и денежных измерителях в Карточке учета материалов (форма № М-17) и оборотных ведомостях (форма № М-20).

Процесс движения товаров затрагивает основные хозяйственные процессы: снабжение и расход.

Каждый хозяйственный процесс состоит из целого ряда хозяйственных операций, представляющих отдельный свершившийся факт в деятельности предприятия, оформленный документально.

Для аптечной организации товаром являются лекарственные средства, изделия медицинского назначения и другие товары аптечного ассортимента.

Учет движения лекарственных средств, изделий медицинского назначения и парафармацевтической продукции ведется суммарно на основе натуральных измерений (количественных) в денежном выражении в соответствии с действующими приказами и инструкциями, в валюте РФ, то есть в рублях.

Поступивший товар, после проверки, регистрируется в документах первичного учета:

1) Книге регистрации поступивших товаров;

2) Товарном  отчете (приходная часть);

3) Книге учета наркотических и других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету.

В этой книге регистрируются лекарственные средства и психотропные вещества, а также другие лекарственные препараты, подлежащие предметно-количественному учету. 

Все товары, поступающие в аптеку учитываются в двух ценах (оптовой и розничной).

1.1     Оформление документов на поступивший товар

Приемка товара в аптеке осуществляется на основании следующих документов:

  1. Товарной накладной;
  2. Счета-фактуры;
  3. Протокола согласования цен;
  4. Сводной ведомости наличия подлинников или заверенных копий сопроводительных документов.

В товарной-накладной (унифицированная форма № ТОРГ – 12) утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132 указываются:

в начале формы вверху слева:

1) Грузоотправитель (структурное подразделение и вид деятельности по ОКДП);

2) Грузополучатель;

3) Поставщик;

4) Получатель.

Кроме того, указывается основание для поставки товара – договор, контракт или заказ-наряд;

Справа вверху:

1) Форма по ОКУД;

2) Форма по ОКПО (6 строчек)

3) номер транспортной накладной;

4)дата транспортной накладной;

5) вид операции.

В товарной накладной:

графа 1 - № п/п;

графа 2 – товар – наименование, характеристика, сорт, производитель товара;

графа 3 – код;

графа 4 – наименование единицы измерения;

графа 5 – код единицы измерения по ОКЕИ

графа 6 - вид упаковки;

графа 7- количество в одном месте;

графа 8- количество мест, штук;

графа 9 – масса нетто;

графа 10 – количество (масса нетто);

графа 11 -  цена руб. коп.;

графа 12 –сумма без учета НДС, руб.коп.;

графа 13 – ставка НДС в %;

графа 14 – сумма НДС руб.коп.;

графа 15 – сумма с учетом НДС руб.коп.

Внизу Итого и Всего по накладной.

Слева внизу указываются:

Товарная накладная имеет приложение на --------- и содержит;

Всего мест;

Приложение (паспорта, сертификаты и т.п.) на------- листах;

Всего отпущено на сумму --------------- прописью;

Отпуск груза разрешил ----------- подпись;

Главный (старший) бухгалтер  ----------- подпись;

Отпуск груза произвел ---------------------. В данной графе указывается уполномоченный по качеству и его подпись;

Справа внизу указывается:

Масса груза (нетто) -------прописью;

Масса груза (брутто) ------прописью;

По доверенности № -----------от «_____»_________20  г.

Выданной  кем, _______кому, организация и должность;

Груз принял – должность и подпись;

Груз получил грузополучатель  _____- подпись;

М.П. «____» ____________

  1. Счет – фактура (Приложение №1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость в редакции Постановления Правительства РФ от 11.05. 2006 г. № 283)

Слева вверху:

- Продавец;

- адрес продавца;

- Грузоотправитель и его адрес;

- Грузополучатель и его адрес;

- получатель и его адрес;

- идентификационный номер покупателя;

Графы счета- фактуры:

1- № п/п;

2- Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг, имущественного права;

3– ед. измерения;

4- количество;

5- цена (тариф) за ед.измерения;

6 – стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, всего без налога;

7 – в т.ч. акциз;

8- налоговая ставка;

9- сумма налога;

10 – стоимость товаров (работ и услуг) с учетом налога;

11- страна происхождения;

12- номер таможенной декларации;

Внизу всего к оплате ______ прописью

Руководитель организации

Справа – Главный бухгалтер- подпись

Прием первый экземпляр счета-фактуры – покупателю;

Второй экземпляр -  продавцу.

Счет составляется в соответствии с договором и без печати недействителен.

  1. Протокол согласования свободных отпускных цен на лекарственные средства и изделия медицинского назначения

указывается № и дата выписки

слева – поставщик и покупатель (названия);

В графах:

1 - № п/п;

2- наименование;

3- серия, количество;

4- ед. измерения;

5- цена реестра;

6 – свободная отпускная цена предприятия- изготовителя за ед. продукции, без   НДС;

7- свободная отпускная цена предприятия –изготовителя за ед. продукции с НДС;

8- торговая надбавка оптового звена (посредника);

9- цена посредника за ед. продукции без НДС и НСП;

10- цена посредника за ед. продукции и с НДС и НСП.

Внизу слева - поставщик- подпись дата получения

Справа – покупатель подпись и дата получения

Печать покупателя.

  1. Сводная ведомость наличия подлинников или заверенных копий сопроводительных документов

Слева вверху – наименование поставщика с указанием адреса и телефона

Справа – наименование  Получателя

Графы:

1.-№ п/п

2.- наименование;

3.- производитель;

4.- серия;

  1. – паспорт № и дата;
  2. - протокол анализа с указанием номера, даты и наименования лаборатории;
  3. - сертификат соответствия с указанием номера, даты и органа сертификации;

8.-  идентификационный номер.

Внизу подпись руководителя поставщика и печать.

С учетом особенностей товара к этим документам прилагаются:

1) документы, подтверждающие количество или массу товара:

- упаковочный ярлык;

- кипные карты;

2)  сертификаты качества или декларации соответствия;

3) сопроводительный лист.

Количество поступивших товаров при приемке в аптечной организации должно проводиться в единицах, которые указаны в сопроводительных документах.

На одном из экземпляров товарной накладной, сопровождающей груз, ставится печать аптечной организации и указывается количество принятых мест, суммы товара по товарным накладным, дата приемки и подпись материально- ответственного лица.

Затем товар принимают по числу единиц и массе нетто на основании упаковочного ярлыка, вложенного поставщиком в каждое упакованное место.

Приемка товара осуществляется согласно инструкций П-6 и П-7 не позднее 10 дней с момента получения от поставщика или выдачи груза транспортной организацией, а в районах Крайнего Севера и отдаленных районов - не позднее 60 дней.

Приемка товара по качеству и комплектности производится при иногородней поставке – не позднее 20 дней после поступления товара в аптечную организацию, либо выдачи груза транспортной организацией, а при поставке товара в пределах одного города - не позднее 10 дней. Причем сыворотки и вакцины, а также другие скоропортящиеся товары должны быть приняты по количеству и качеству – не позднее 24 ч. (в районах Крайнего Севера – не позднее 48 ч.). 

При выявлении несоответствия поставленного товара по количеству или качеству в адрес поставщика аптечная организация направляет уведомление, содержащее следующую информацию:

1) наименование товара, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа;

2) время, на которое назначена приемка товара по количеству или качеству и комплектности;

3) при отклонении в количестве – количество недостающего товара, характер недостачи, в частности количество отдельных мест, внутритарная недостача, недостача в поврежденной таре и стоимость недостающего товара;

4) при отклонении по качеству и комплектности – основные обнаруженные недостатки товара, количество товара ненадлежащего качества или некомплектной продукции, в частности с истекшим сроком годности, фальсифисированные лекарственные препараты.

Иногородний поставщик обязан сообщить не позднее следующего дня после вызова о своих намерениях: будет ли им направлен представитель для участия в проверке количества и качества товара. Если аптечная организация не получает ответ на вызов в установленный срок, то это дает ей право осуществить приемку товара до истечения срока явки представителя поставщика.

При этом представитель иногороднего поставщика обязан явиться не позднее чем в 3- дневный срок после получения вызова, но необходимое время на дорогу в этот срок не включается.

При неявке представителя поставщика, причем независимо от причины, в качестве члена комиссии по приему товара может выступать представитель другой организации либо представитель общественной организации получателя. Приемка товара с письменного согласия поставщика может проводиться аптечной организаций и в одностороннем порядке.

Представителю для участия приемке товара выдается разовое удостоверение, в котором указываются дата выдачи; номер; фамилия, имя, отчество; место работы и должность.  Удостоверение подписывается руководителем организации, выдавшей его, и заверяется печатью.

По результатам приемки товара составляется в 3-х экземплярах Акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товара.

При этом один экземпляр акта остается у материально- ответственного лица, два других передаются в бухгалтерию и поставщику. 

Согласно п. 9 инструкции П-7 скрытые недостатки товара активируются в течение 5 дней по обнаружении недостатков, но не позднее 4 месяцев со дня получения товара. Необходимо отметить, что эти сроки могут быть изменены в договоре.

В случае обнаружения скрытых недостатков товаров, имеющих гарантийный срок, в том числе тонометры, который исчисляется с момента их розничной продажи, акт составляется в момент обнаружения недостатка, причем независимо от времени получения товара.

Если ненадлежащее качество товара выявлено покупателем после приобретения его в аптечной организации, то в адрес поставщика должны быть направлены:

- заявление потребителя об обмене товара; 

- заключение аптечной организации с указанием изготовителя (отправителя) товара и поставщика, цены товара, характера недостатков и причин их возникновения, времени продажи;

- документы, предусмотренные правилами обмена, промышленных товаров, купленных в розничной торговой сети.

На основании Акта о порче, боле, ломе товарно-материальных ценностей или Акта о порче товарно-материальных ценностей составляется претензия.

Претензию отправляют заказным письмом или электронной почтой, или каким-то другим способом, обеспечивающим фиксирование момента ее отправления. Поставщику, находящемуся в одном городе с получателем, претензию можно вручить под расписку о ее получении. Ответ о результатах рассмотрения претензии дается в письменной форме за подписью руководителя организации поставщика или его заместителя.

Как уже говорилось выше, поступивший товар после проверки регистрируется в документах первичного учета:

- Книге регистрации поступивших товаров;

- Товарном отчете (приходная часть).

- Книге учета наркотических и других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету.

В этой книге регистрируются лекарственные средства и психотропные вещества, а также другие лекарственные препараты, подлежащие предметно-количественному учету. 


2       Учет реализованного товара

Процесс расхода товаров в аптеке можно разделить на две части:

оптовая и/или розничная реализация (товарооборот);

прочий документированный расход (или выбытия).

При этом формула товарного баланса принимает вид:

Он + П = Р + В + Ок,

где Он — остаток на начало периода;

П — поступления за период;

Р — реализация (оптовая и/или розничная) за период;

В — выбытия за период;

Ок — остаток на конец периода.

Оптовым товарооборотом является продажа товаров одной организацией другой организации для последующей перепродажи или потребления.

Розничный товарооборот включает продажу потребительских товаров населению для личного, семейного, домашнего использования, а также организациям (больницам, санаториям, детским садам, школам и др.), через которые осуществляется совместное потребление товаров.

Реализация товаров розничными аптечными организациями может быть разделена в соответствии с типом покупателя на два вида:

  • реализация товаров конечным потребителям (населению), или розничный товарооборот;
  • реализация товаров институциональным потребителям (организациям), или оптовый товарооборот.

Тип покупателя влияет на документальное оформление операций по реализации товаров.

Традиционно аптечным предприятием оперативный учет с использованием внутриведомственных форм первичной учетной документации ведется по составным частям каждого вида реализации (рис. 7.1). При этом используются натуральные (количе­ственные) и денежные измерители. Кроме этого, учет реализации может быть организован в разрезе выделенных организационных единиц (отделов — рецептурно-производственный, готовых лекарственных форм, безрецептурного отпуска и др.); отдельных ассортиментных групп (лекарственные препараты, предметы ухода за больными, лечебная косметика, очковая оптика и др.).

Реализация товаров конечным потребителям.

Включает три составные части:

  • оборот по амбулаторной рецептуре,
  • оборот по безрецептурному отпуску;
  • оборот мелкорозничной сети.

Оборот по амбулаторной рецептуре — особый вид продажи, величина которого определяется медицинскими работниками (промежуточными потребителями лекарственных препаратов), выписавшими рецепт на экстемпоральную или готовую лекарственную форму.

При учете экстемпоральных лекарственных форм за единицу принимается одна рецептурная пропись независимо от числа входящих в нее ингредиентов и их количества.

Данные о количестве и стоимости экстемпоральных лекарственных форм получают на основании записей в Рецептурном журнале (форма № А-2.1), который ведется аптечными организациями с небольшим объемом работы, или корешков квитанций на заказанные лекарства (форма № А-2.2), а также данных контрольно-кассовой ленты.

Ежедневно в конце смены или рабочего дня рекомендуется переносить сведения о количестве и стоимости экстемпоральных лекарственных форм в Журнал учета рецептуры (форма № А-2.6), в том числе количество и сумму бесплатных и льготных рецептов.

Сумма отпуска включается в выручку рецептурно-производственного отдела и отражается в Кассовой книге и расходной части Товарного отчета материально-ответственного лица.

Готовые лекарственные формы (ГЛФ) ежедневно учитываются по стоимости (только бесплатные и льготные учитываются ежедневно и по количеству, и по стоимости). В случае автоматизированного учета движения товаров также появляется возможность ежедневного учета количества всех отпущенных ГЛФ. За одно готовое лекарственное средство промышленного производства принимают оригинальную единичную упаковку в готовом для отпуска населению виде. Сумма выручки фиксируется в Журнале учета рецептуры, Кассовой книге и расходной части Товарного отчета материально-ответственного лица.

Для количественного учета ГЛФ за любой период времени (чаще квартал) при отсутствии автоматизированных средств попредметного учета каждой реализованной ассортиментной позиции можно использовать условный расчетный метод, который заключается в том, что в течение пяти дней в начале периода и пяти дней в конце периода определяется количество и стоимость ГЛФ, отпущенных населению. С помощью этих данных рассчитывается средняя стоимость одной ГЛФ в изучаемом периоде. Получив из Журнала учета рецептуры стоимость готовых лекарственных средств за весь период, и зная среднюю стоимость первой ГЛФ, рассчитывается количество ГЛФ в этом периоде.

Пример.

Используя условный расчетный метод (5 + 5) определено, что за 10 дней квартала отпущено 6000 ГЛФ на сумму 432000 р. Необходимо определить количество ГЛФ за квартал, если общая стоимость отпущенных готовых лекарственных препаратов составила 3888000 р.

Расчет:

1)  определяем среднюю стоимость одной ГЛФ: 432000 : 6000 = 72 р.

2)  рассчитываем общее количество ГЛФ, отпущенных за квартал: 3888000: 72 = 54000 ед.

При учете бесплатных и льготных рецептов дополнительно к названным первичным документам по экстемпоральным и готовым лекарственным формам составляется Сводный реестр, на основе которого аптечная организация, осуществившая отпуск товаров декретированным группам населения на бесплатных и льготных условиях, выписывает счет для оплаты лекарственных препаратов. К счету прилагается первый экземпляр Сводного реестра и первые экземпляры рецептов формы № 148-1/у-88. Счета регистрируются в Реестре выписанных покупателям требований-накладных (счетов) (форма № А-2.22).

Оборот по безрецептурному отпуску учитывается в денежном измерителе. Величина оборота определяется по данным контрольно-кассовой ленты как выручка отдела безрецептурного отпуска и фиксируется в Кассовой книге, а также расходной части Товарного отчета материально-ответственного лица.

Оборот мелкорозничной сети может учитываться как с использованием только денежного измерителя, так и с использованием денежного и натурального измерителей.

Отпуск товаров в мелкорозничную сеть (аптечные киоски и аптечные пункты I и II категории) проводится по требованиям-накладным, выписываемым заведующим аптечным киоском или пунктом.

Выручка мелкорозничной сети ежедневно сдается в кассу аптеки, что оформляется приходным кассовым ордером и отражается в Кассовой книге.

Реализация товаров институциональным потребителям.

Включает две составные части:

  • оборот по стационарной рецептуре, где, как и в обороте по амбулаторной рецептуре, выделяют лекарственные формы, изготавливаемые по требованиям лечебно-профилактических учреждений, и ГЛФ;
  • оборот по мелкооптовому отпуску, который включает весовой отпуск (ангро), т.е. отпуск в результате однократного отмеривания или отвешивания товара (без деления на дозы), а также прочий отпуск готовых товаров аптечного ассортимента.

К основным документам оперативного учета реализации товаров институциональным потребителям относятся:

  • Журнал учета оптового отпуска и расчетов с покупателями (форма № A-2.I9), в котором каждому покупателю открывается отдельный лицевой счет и отражаются взаиморасчеты с ним;
  • накладная-требование (форма № А-2.20), которая одновременно выполняет функции заказа покупателя и накладной на отпуск; *
  • счет — документ, предъявляемый покупателю или плателыцику для оплаты отпущенных медикаментов;
  • Реестр выписанных покупателям требований-накладных (счетов) (форма № А-2.22) служит для регистрации выставленных счетов;
  • Оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам (форма № АП-23) служит для ежемесячной выверки взаиморасчетов между аптекой и потребителями-организациями;
  • Товарный отчет материально-ответственного лица.

Приоритетный измеритель этого вида реализации — денежный.

Количество стационарной рецептуры (для определения общего числа лекарственных препаратов, отпущенных по рецептам) рассчитывают, приравнивая стоимость одного амбулаторного рецепта к стоимости одного стационарного рецепта по экстемпоральным и готовым лекарственным формам соответственно (условный расчетный метод).

Пример.

Необходимо рассчитать общий количественный показатель рецептуры аптеки за квартал, если известно, что амбулаторным больным отпущено экстемпорально изготовленных лекарств на сумму 92160 р. (2880 ед.), ГЛФ — на сумму 3888000 р. (54000 ед.). Согласно данным Журнала учета оптового отпуска и расчетов с покупателями прикрепленным стационарам (одна больница и одна клиника) реализовано экстемпоральных лекарственных форм на сумму 32800 р., ГЛФ на сумму 1167840 р.

Расчет:

1) определяем среднюю стоимость одной экстемпоральной лекарственной формы по амбулаторному отпуску:

92160 р.: 2880 ед. = 32 р.;

2)  рассчитываем среднюю стоимость одной ГЛФ по амбулаторному отпуску:

3888000: 54000 = 72 р.

Условно приравниваем среднюю стоимость амбулаторной рецептуры к средней стоимости стационарной рецептуры;

3)  рассчитываем количество экстемпоральных лекарственных форм по стационарному отпуску:

32800 р. :32 р. = 1025 ед.;

4)  рассчитываем количество ГЛФ по стационарной рецептуре: 1167840 р. :72 р. = 16220 ед.;

5)  определяем общий количественный показатель рецептуры аптеки за квартал:

2880 + 54000 + 1025 + 16220 = 74125 ед.

Как указывалось ранее, к расходу товаров кроме реализации относится прочий документированный расход {или выбытия), который включает:

1)  расход медицинских товаров на хозяйственные нужды;

2)  расход медицинских товаров для оказания первой медицинской помощи;

3) товарные потери (недостача, выявленная при инвентаризации; бой, порча лекарственных препаратов, в том числе по истечении срока годности);

4)  изъятие лекарств на анализ в контрольно-аналитическую лабораторию;

5)  переоценка товаров в сторону уменьшения цен;

6)  уценка по лабораторно-фасовочным работам.

Процедура учета прочего документированного расхода товаров включает:

  • предварительный и текущий контроль расхода;
  • регистрацию текущего расхода во внутриведомственных учетных документах (расход по п. 1 в Журнале учета расхода медицинских товаров на хозяйственные нужды, форма N° А-2.13; по п. 2 в Журнале учета медицинских товаров, израсходованных для оказания первой медицинской помощи, форма № А-2.15; по п. 6 в Журнале учета лабораторных и фасовочных работ, форма № А-2.7);
  • списание расхода по Справкам (пп. 2, 6 — Справка об использовании товаров для оказания первой медицинской помощи, форма № А-2.16 и Справка о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным работам, реализации услуг, форма № А-2.8), по Актам или сличительным ведомостям (прочий документированный рас­ход по п. 1 — Акт о списании средств на хозяйственные нужды, форма № А-2.14; п. 3 — Акт о порче товарно-материальных ценностей, форма № А-2.18; Сличительная ведомость результа-ИН1 инвентаризации товарно-материальных ценностей — форма N'.1 ИНВ-19; п. 4 — Акт об изъятии лекарств на анализ; п. 5 — Акт и переоценке товаров, форма № А-2.12).

Отпуск материалов.

Осуществляется для выполнения работ, оказания услуг, а также для управленческих нужд организации на основании требований-накладных в пределах норм, установленных в организации. При продаже материалов оформляется Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

Кроме того, отпуск материалов может оформляться путем записи непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются.

При порче материалов, в случае форс-мажорных обстоятельств (стихийное бедствие, авария, пожар и др.), при истечении сроков хранения списание материалов производится по Акту на списание материалов. Акт утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным.

Отчетность о движении МПЗ.

Одним из принципов учета МПЗ является составление материально-ответственными лицами отчетности о наличии и движении товаров. К формам оперативной отчетности оптового фармацевтического предприятия относятся Отчет о движении товарно-материальных ценностей формы № МХ-20 и МХ-20а, а аптечной организации — Товарный отчет формы № ТОРГ-29 или ведомственная форма № А-2.28, унифицированная форма Товарный журнал работника мелкорозничной торговли № ТОРГ-23 или внутриведомственный Товарный отчет (мелкорозничной сети) формы № А-2.26. Отчетные формы состоят из двух частей: адресной и предметной.

В адресной части товарного отчета указываются:

  • наименование предприятия и структурной единицы (отдел);
  • фамилия и инициалы материально-ответственного лица;
  • номер отчета;
  • период, за который составляется товарный отчет.

Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру товарного баланса:

Он + П = Р + Ок,

где Он — остаток товаров на начало отчетного периода;

П — по­ступление товаров за отчетный период;

Р — расход товаров за от­четный период;

Ок — остаток товаров на конец отчетного периода.

Форма отчета № МХ-20 составляется при ведении учета товарно-материальных ценностей на складе по наименованиям, ассортименту и количеству, а форма № МХ-20а — при организации учета по отдельным партиям (внутри ассортимента) товарно-материальных ценностей. В учете под партией понимается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу.

А теперь рассмотрим собственно учет реализованного товара.

Он в свою очередь подразделяется на учет готовых лекарственных средств и учет лекарственных средств индивидуального изготовления. Кроме того, выделяют учет этилового спирта и учет лекарств, отпущенных бесплатно или на льготных условиях.

А) Учет готовых лекарственных средств.

За одно готовое лекарственное средство промышленного производства принимают оригинальную единичную упаковку (заводскую, фабричную и т.д.) в готовом для отпуска населению виде (конвалюта, флакон, лента, банка, пакет, ампула, несколько ампул в упаковке и др.).

Учет готовых лекарственных средств, отпущенных населению, ведется на основе натуральных измерений в денежном выражении:

1) по кассовым контрольным лентам (на основании Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением);

2) по требованиям-накладным лечебно-профилактических учреждений, по выписанным покупателям счетам;

3) по счетам мелкорозничной сети при безналичном расчете.

Б) Учет лекарственных средств индивидуального изготовления.

За одно лекарственное средство индивидуального изготовления принимается лекарство в единичной упаковке, изготовленное по одной прописи рецепта или требования, полностью оформленное в соответствии с установленными правилами нормативных документов МЗ РФ по оформлению лекарственных средств.

Учет индивидуальных лекарственных средств ведется путем регистрации заказанных лекарственных средств по квитанциям или в Рецептурном журнале за соответствующий период.

Квитанция заполняется при приеме рецептов для индивидуального изготовления лекарственного средства в одном экземпляре.

Рецептурный журнал ведется в розничных аптечных организациях с небольшим объемом работы для учета индивидуального изготовления лекарственных средств (безквитанционный метод). В журнале в графе 2 «Номер рецепта» проставляется номер рецепта по порядку с начала рабочего дня или смены, и в конце рабочего дня или смены подсчитываются итоги по графам, то есть количество индивидуально изготовленных форм и их стоимость.

При осуществлении денежных расчетов с населением за лекарства индивидуального изготовления с помощью контрольно-кассовых машин с фискальной памятью их учет рекомендуется вести по кассовой ленте (фискальному чеку, записям Книги кассира-операциониста).

Учет изготовленных в аптеке лекарственных средств по стационарной рецептуре осуществляется по накладным, требованиям в натуральных показателях и в стоимостном выражении.

Отдельной строкой в Рецептурном журнале или при регистрации заказанных лекарств по квитанциям указывается стоимость дистиллированной воды, если она включена в пропись рецепта, тарифа за изготовление лекарства.

В)Учет этилового спирта, отпущенного населению в чистом виде, ведется в журнале учета лабораторных и фасовочных работ.

Г)Учет лекарственных средств и медицинских товаров, выданных по рецептам бесплатно или на льготных условиях.

Бесплатный и льготный отпуск ЛС и ИМН производится согласно действующих федеральных, региональных нормативных документов (постановлений, распоряжений, приказов и инструкций).

Учет ЛС и ИМН отражается в натуральных измерениях в денежном выражении за соответствующий период, и может классифицироваться по лечебно-профилактическим учреждениям, отделам аптеки – рецептурно-производственный, готовых форм и т.п.) в соответствии с утвержденной учетной политикой аптечной организации.

Лекарственные средства, выданные по рецептам бесплатно или на льготных условиях учитываются в «Сводном реестре рецептов на бесплатный и льготный отпуск». Сводный реестр подписывается руководителем аптечной организации и бухгалтером.

Д) учет лекарственных средств и другой медицинской продукции (ИМН, перевязочных средств, парафармацевтической продукции, тары и других товаров, выданных лечебным и другим профилактическим учреждениям)

ведется по требованиям-накладным. В целом по аптечной организации

составляют «Реестр выписанных покупателям требований-накладных», ведут «Журнал учета оптового отпуска и расчетов с покупателями» и «Оборотную ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам». Поэтому данные отпуска этих позиций берут с вышеперечисленных журналов или реестра.

Кратко Розничная реализация включает:

  1. Реализация товаров конечным потребителям:

А) Оборот по безрецептурному отпуску;

Б) Оборот по амбулаторной рецептуре;

В) свою очередь в этот оборот включают:

- отпуск экстемпоральных лекформ, в том числе, и на льготных условиях;

- отпуск готовых лекформ, в том числе и на льготных условиях;

В) Оборот мелкорозничной сети;

  1. Реализация товаров институциональным потребителям:

А) Оборот по стационарной рецептуре;

В этот оборот включают:

- отпуск экстемпоральных лекформ по требованиям ЛПУ и прочих организаций;

- отпуск готовых лекформ по требованиям ЛПУ и прочих организаций.

Б) Оборот по мелкооптовому отпуску;

В этот оборот включают:

- весовой товар;

- прочий товар.

Основные документы оперативного учета реализации товаров институциональным потребителям:

  1. Журнал учета оптового отпуска и расчетов с покупателями. В этом журнале каждому покупателю открывается отдельный лицевой счет либо коллективный счет;
  2. Накладная–требование;
  3. Счет-фактура;
  4. Реестр выписанных покупателям требований- накладных ( счетов);
  5. Оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам. На основании этой ведомости проводится ежемесячная выверка взаиморасчетов между аптекой и организациями- потребителями;
  6. Товарный отчет материально-ответственного лица.

 



ИЛИ